De nadelen van standaard softwarepakketten, daar lees je weinig over. ‘Iedereen’ lijkt te kiezen voor standaard softwarepakketten. Maar als iedereen naar rechts gaat, kan jij soms toch beter naar links gaan.
Kant-en-klare softwarepakketten, dat is toch de logische keus?
De marketingmachines van de grote softwarebedrijven draaien op volle toeren om slim in te spelen op het gevoel van snel, makkelijk en goedkoop. Dat verhaal verkoopt als zoete broodjes. Het concept van kant-en-klare pakketten is massaal omarmd en daarmee gemeengoed geworden. De standaard is gezet: heb je een automatiseringsvraagstuk, dan kiezen 9 van de 10 bedrijven automatisch voor een mainstream standaardpakket. Toch heeft standaard software nadelen en zijn er voordelen aan maatwerk software.
Nadelen standaard softwarepakketten
Kiezen voor standaard is een interessant gegeven dat speelt bij boekhoudsystemen, CRM-software en ERP systemen. Ik ken bedrijven die veel belang hechten aan een optimale customer journey en hoge klanttevredenheid. Dus willen ze gaan voor operationele excellentie en een klantgerichte inrichting van de organisatie en processen. Maar ze worden slachtoffer van standaard softwarepakketten die inefficiënt zijn voor de gebruikers en er debet aan zijn dat medewerkers gegevens niet volledig of juist dubbel invullen. Niet adequaat en frustrerend, in plaats van een fijne ondersteunende tool om excellentie te bereiken.
Maar de softwarepakketten van grote spelers worden veel gebruikt. Dus als de overige branchegenoten kiezen voor pakket X waarom zal jij dan een andere keuze maken?
De vraag stellen…
Dat is een goede vraag vooral ook omdat er ogenschijnlijk geen zinvolle alternatieven zijn. Een voorbeeld. Je maakt gebruik van bijvoorbeeld Exact en als dienstverlener leef je van declarabele uren. Met andere woorden: de urenadministratie is een belangrijk proces. Dus wat doe je? De urenmodule van Exact aanschaffen. Niemand staat stil bij de vraag of het handig is voor de medewerkers en of het ze helpt bij hun dagelijks werk, laat staan of het een tool is die extra inzicht geeft in het werk of helpt de bedrijfsfilosofie te bewaken.
Voor die bedrijven die wel een pas op de plaats maken voordat ze in het keurslijf van een standaardpakket terechtkomen, is maatwerk gekoppeld aan het boekhoudpakket wel degelijk een serieuze optie!
Voordelen maatwerksoftware
Een praktijkvoorbeeld, heel dicht bij huis, namelijk van binnen onze eigen organisatie: MetaFactory.
Wij zijn een bedrijf met 15 medewerkers en hebben geen administratieve medewerkers in dienst. Want bij MetaFactory houden we van gestroomlijnde processen. We werken hard aan het perfectioneren van onze ontwikkelprocessen en willen zo min mogelijk administratieve rompslomp ondervinden in ons werk. Daar waar mogelijk proberen we repeterend werk te automatiseren.
Wij hebben onze eigen urenadministratie gebouwd, waarbij onze medewerkers dagelijks op story-niveau hun uren bijhouden. Onze urenadministratie wordt gevoed vanuit Jira en we maken rapportages met PowerBI. De facturatie aan onze klanten is gekoppeld aan Snelstart.
- De urenadministratie is een belangrijke tool voor ons werk want het geeft inzicht in productiviteit, vormt de bron voor onze facturatie en is een vorm om de historie vast te leggen. Dat gedetailleerd uren schrijven maakt het voor ons mogelijk om op basis van de functiepuntanalyse projecten te schatten en “fixed price” aan te nemen. Voorwaarde is wel dat medewerkers dagelijks uren schrijven, zodat ze de details nog kennen.
- Het is belangrijk dat onze developers het urenschrijven zien als onderdeel van hun werk en niet als onnodige rompslomp of bemoeizucht. Dat betekent dat we als management van MetaFactory transparant zijn in wat we met de gegevens doen en wat niet! Daarnaast zorgt het maatwerk pakket dat het medewerkers geen energie kost om de uren bij te werken. Dat laatste kan altijd nog beter en zodra we tijd hebben wordt de gebruikerskant van het tijdschrijven nog wat verfijnd.
Wat levert het op?
Wat is dus het resultaat en de voordelen voor MetaFactory en haar klanten van deze maatwerk urenadministratie? Door de opzet van het systeem en de integratie met Jira is er bij onze ontwikkelaars geen weerstand om hun uren dagelijks op storyniveau bij te houden. De urenadministratie brengt ons tot op detailniveau inzicht in onze performance. Het stelt ons in staat om voorspelbaar en betrouwbaar te zijn naar onze klanten en competitief in vergelijking tot andere IT-aanbieders. Klanten hebben op geaggregeerd en op detail niveau inzicht in onze uitgevoerde activiteiten en de uitputting van budgetten. Volledig transparant.
Kosten en baten maatwerk oplossing?
Is dit maatwerk duur? Ja en nee. Het is duurder dan een standaardoplossing. Maar het implementeren en eventueel aanpassen van standaardoplossingen kan ook een zeer kostbare bezigheid zijn. En tegenover kosten staan opbrengsten. Opbrengsten die tot uiting komen in het besparen op administratief personeel en een uitmuntende klantrelatie en last but not least historische en actuele projectdata waarmee we onze projectresultaten kunnen analyseren, voorspellen en kunnen verbeteren!
Tenslotte: omdat wij als maatwerkbouwer een uitgebreide verzameling ‘building blocks’ kunnen inpassen, zijn wij in staat om geïntegreerde CRM, Urenadministratie, en dergelijke te realiseren tegen lage kosten. Wij realiseren complexe systemen vanaf € 50.000. Maatwerk in minder dan de helft van de tijd!
