Als je 6 tot 8 gekwalificeerde individuen samenvoegt heb je nog geen team. Onze recente ervaringen met detacheringsopdrachten leert dat het 3 tot 6 maanden duurt voordat een team als team opereert. De kosten: meer dan €110.000 inwerkverlies, 3 maanden vertraging in de oplevering en ongelukkige implementatiekeuzes die later ongedaan moeten worden gemaakt. De oplossing: voeg mensen samen die al ingewerkt zijn op elkaar.
Never waste a good crisis
Deze blog is niet een verhaal over hoe goed MetaFactory is. Het is het eerlijke verhaal dat we het afgelopen jaar hebben ervaren in onze wens om te overleven tijdens de Corona-crisis. Maar goed: never waste a good crisis. We hebben interessante ervaringen opgedaan, willen ervan profiteren en die kennis delen.
We hebben bij MetaFactory de ambitie om het software development proces te optimaliseren. Eén van de mogelijkheden hiervoor is volgens ons metaprogramming. En daarvoor hebben we een tool, de Code Composer, waarmee we mooie projecten doen voor onze eigen eindklanten.
Door de Corona-crisis werden deze projecten tijdelijk op een lager pitje gezet en moesten we 5 van onze 13 medewerkers detacheren. En die ervaringen delen we nu.
Het samenstellen van een team
Er start een nieuw project. Voor dit project is onvoldoende capaciteit. Een bestaand team moet worden uitgebreid of een nieuw team wordt samengesteld. Omdat er altijd haast is wordt via alle brokers op alle beschikbare kanalen op zoek gegaan naar beschikbare kandidaten met de juiste skills tegen de beste voorwaarden. Goed IT-personeel is namelijk schaars. Dus, je bent allang blij als recruiter dat je iemand kan plaatsen en de opdrachtgever is allang blij dat zijn, of haar team compleet is.
Als je maar 1 persoon zoekt voor een team is dit een absoluut te verdedigen aanpak. Maar als je meerdere mensen zoekt voor 1 team, dan moet je volgens ons niet nog harder zoeken, maar slimmer zoeken naar een oplossing.
De start van het project
Van de 5 MetaFactory medewerkers die we gedetacheerd hebben kwamen er 3 in een nog niet op elkaar ingewerkt team. Alle 3 de medewerkers kwamen daarna in het begin met vergelijkbare verhalen terug:
- “We zijn oneindig aan het discussiëren over de beste software strategie, zonder dat het convergeert”
- “Niemand neemt een beslissing”
- “Ik kijk even de kat uit de boom, want wil bij de start van het project bij mensen die ik nog niet goed ken, niet direct te bijdehand doen”
- “Als we wat implementeren dan ontstaan er allemaal smaakverschillen om dezelfde problemen op te lossen”
- “We zijn software aan het maken, die bij MetaFactory al kant-en-klaar op de plank ligt”
- “We zijn alleen maar aan het vergaderen”
- …
Niet al te best dus. Terwijl de uren gewoon geschreven worden en de rekening op tijd zonder morren wordt betaald. Hartstikke leuk vanuit een financieel standpunt als leverancier, maar het voelt niet goed en het is volgens ons ook niet goed.
Het wordt beter na verloop van tijd
Na verloop van 3 tot 6 maanden wordt de samenwerking in de teams beter. Het team weet hoe ze wat willen bouwen. Mensen in het team durven zich uit te spreken en anderen aan te spreken. Vergaderingen worden minder frequent en doelgerichter met taken en besluitenlijsten. Kortom, het team begint als team te opereren.
Je ziet vanaf dat moment ook de arbeidsvreugd bij de MetaFactory medewerkers toenemen.
De inwerkkosten zijn aanzienlijk
Wat heeft dat op elkaar ingespeeld raken nu eigenlijk gekost? Stel je neemt 6 personen, die €85 per uur kosten, 36 uur per week werken en gedurende de eerste 12 weken slechts 50% productief zijn. Dan kom je op een bedrag van €110.000. Je project loopt vertraging op. En je maakt initieel technische keuzes die je achteraf beter niet had kunnen maken. Maar goed, er is al vertraging ontstaan, de boel werkt eindelijk, dus laten we maar doorgaan.
Hoe dan?
Het gaat dus om het minimaliseren van de inwerkperiode. Het antwoord is simpel: voeg mensen toe aan het team die al onderling zijn ingewerkt. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Een ZZP-er is sowieso in zijn eentje en detacheringsbureaus laten niet een heel team op de bank zitten om voor een opdrachtgever de inwerkperiode te minimaliseren. Waarom zouden ze? De uren worden toch wel betaald.
Bij MetaFactory werken we met vaste teams met medewerkers die enorm zijn ingewerkt op elkaar. De teams zijn gewend om te schakelen tussen meerdere projecten. In plaats van het inhuren van individuen, huur je capaciteit in bij het team. Zo zijn we in staat om bijvoorbeeld 2 fte leveren bestaande uit 3 vaste personen. Doordat we altijd planbaar onderhoud hebben kunnen we eenvoudig bijschakelen of afschalen.
We managen op dit moment 3 klantprojecten en 3 interne projecten met een team van 6 personen. Dat het werkt kan je aan onze klanten vragen. We zijn in staat om een tweede team te formeren dat dezelfde diensten gaat leveren.
Win-win
Wij zijn overtuigd van de win-win situatie die ontstaat:
- De eindklant minimaliseert zijn inwerkkosten
- De recruiter of broker kan nog steeds zijn fee in rekening brengen
- De MetaFactory medewerkers kunnen samen blijven werken en houden zo maximale binding met elkaar en ons bedrijf.
We kunnen de Code Composer inzetten, mits dat waarde toevoegt.
